Vorlage - 2018/271  

1. Einer außerplanmäßigen Auszahlung in Höhe von 350.000 € für das Jobcenter wird

     zugestimmt.

2. Zur Deckung werden aus der Straßenbaumaßnahme K43 – OD Eddesse –  zur Verfügung 

    stehende Mittel des Fachbereichsbudgets 2 in Höhe von 350.000 € in das      

    Fachbereichsbudget 3 zur Verfügung gestellt. Eine entsprechende 

    Deckungsmittelverschiebung ist durchzuführen.

Inhaltsbeschreibung:

Die Firma Microsoft hat dem Landkreis Peine im Herbst 2017 mitgeteilt, dass das bisher in der Kreisverwaltung verwendete Betriebssystem Windows 7 ab Anfang 2020 durch das Betriebssystem Windows 10 ersetzt und das alte System nicht mehr rechtskonform verwendet werden kann.

Der Fachdienst EDV hat die damit verbundenen Konsequenzen geprüft und Ende Oktober 2017 Kontakt mit dem Fachdienst Arbeit aufgenommen, da eine der hier verwendeten SGB II-Fachsoftwaren mit dem neuen Betriebssystem nicht kompatibel ist. Die Überprüfung der erforderlichen Schritte zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Dienstbetriebes im Jobcenter hat dazu geführt, dass eine neue mit Windows 10 kompatible Fachsoftware beschafft und bis Anfang 2020 in den Echteinsatz gehen muss.

Die weitere Prüfung hat ergeben, dass eine rechtssichere Neubeschaffung eine öffentliche Ausschreibung erfordert, u.a. da die neue Software des bisherigen Geschäftspartners vergaberechtlich ein neues Produkt und kein Update bzw. Upgrade des vorhanden Produktes darstellt, was ggf. im Rahmen der normalen Weiterentwicklung dem laufenden Softwarevertrag unterliegt.

Die vergaberechtliche Prüfung hat ergeben, dass bereits vor Einleitung des Ausschreibungsverfahrens die finanziellen Voraussetzungen für eine Vertragsschließung erfüllt sein müssen.

Eine Vorprüfung der Ausschreibung für eine mögliche Vertragsgestaltung muss eine Wirtschaftlichkeitsprüfung beinhalten. Lt. Mitteilung der Vergabestelle muss bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung alternativ geprüft werden, ob eine Softwarelizenzmiete oder ein Lizenzkauf wirtschaftlicher wäre. Kann diese Prüfung vorab nicht durchgeführt werden, muss Miete und Kauf alternativ ausgeschrieben und erst bei Prüfung der Angebote entschieden werden, welche Variante wirtschaftlicher ist.

Die Notwendigkeit der alternativen Ausschreibung erfordert es, für die mögliche Kaufalternative entsprechend Mittel im investiven Bereich zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, ob investive Mittel tatsächlich in Anspruch genommen werden und wann die Zahlungsverbindlichkeit ggf. real kassenwirksam wird.

Die Recherchen des Fachdienstes Arbeit haben ergeben, dass es bei den potenziellen Anbietern keine „Listenpreise“ für die unterschiedlichen Varianten gibt, die vorab für eine seriöse Wirtschaftlichkeitsbetrachtung herangezogen werden können. Eine intern natürlich angestrebte Vorabentscheidung für eine Ausschreibungsvariante war damit nicht möglich.

Da die Prüfverfahren und Ergebnisse die Zeit bis Anfang 2018 beansprucht haben, konnten die evtl. benötigten Mittel nicht mehr für den Haushalt 2018 berücksichtigt werden.

Um das Vergabeverfahren konkret einleiten zu können und den Echteinsatz einer neuen Fachsoftware ab Anfang 2020 möglichst sicherzustellen, muss der Weg über eine außerpanmäßige Auszahlung im investiven Bereich gewählt werden.

Gemäß § 117 NKomVG sind Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen nur zulässig, wenn sie zeitlich und sachlich unabweisbar sind. Ihre Deckung muss gewährleistet sein.

Aus den vorstehenden Ausführungen ist ersichtlich, dass eine umgehende Ausschreibung der benötigten Software erfolgen muss, um Anfang 2020 die Aufgaben des Jobcenters rechtssicher ausüben zu können. In Folge der benötigten Zeiten bis zur Wirksamkeit einer Nachtragshaushaltssatzung oder der Haushaltssatzung 2019 wären Maßnahmen zur Ausschreibung der Software frühestens im November 2018 möglich. Damit wäre eine rechtzeitige Einsatzmöglichkeit nicht gewährleistet. Die Maßnahme ist daher zeitlich und sachlich unabweisbar.

Eine Deckung dieser Maßnahme kann nur über Einsparungen bei anderen Maßnahmen erfolgen. Eine zusätzliche Berücksichtigung würde zu einem höheren Kreditbedarf führen. Dafür wäre § 2 der Haushaltssatzung anzupassen, womit wiederum eine Nachtragssatzung erforderlich würde. Als Deckungsmittel sind die im Teilbudget des Fachdienstes 25 veranschlagten Finanzmittel von 350.000  € für die Maßnahme K 43 – OD Eddesse  vorgesehen. Diese Maßnahme kann derzeit nicht umgesetzt werden, weil entgegen den Erwartungen das erforderliche Planfeststellungsverfahren in 2018 nicht mehr rechtskräftig abgeschlossen werden kann. Die benötigten Finanzmittel in Höhe von 350.000 € sind daher aus dem Planansatz von 500.000 € verfügbar. Die benötigten Mittel für die Straßenbaumaßnahme werden im Jahre 2019 neu veranschlagt.

Die Maßnahme ist daher zeitlich und sachlich unabweisbar. Die Deckung ist gewährleistet. Die Voraussetzungen des § 117 NKomVG sind daher erfüllt.

Ziele / Wirkungen:

Die für den Fachdienst Arbeit im Bereich Jobcenter benötigte neue Fachsoftware wird im Sommer 2018 vergaberechtlich ausgeschrieben, damit Anfang 2020 der ordnungsgemäße Dienstbetrieb im Bereich Jobcenter weiterhin sichergestellt werden kann.

Ressourceneinsatz:

Die im Rahmen der Deckungsmittelverschiebung beantragten investiven Mittel umfassen die Anschaffung der neuen Fachsoftware, falls ein Kauf von Software-Lizenzen zuzüglich des laufenden Aufwandes für die Software-Pflege und -Wartung wirtschaftlicher ist, als eine Software-Mietlösung inkl. Pflege und Wartung, bei der keine investiven Mittel anfallen würden. Da die Wirtschaftlichkeitsberechnung erst nach Vorlage entsprechender Angebote vorgenommen werden kann, müssen Kauf und Miete alternativ ausgeschrieben werden.

Schlussfolgerung:

Im Fachbereichsbudget 2 eingeplante Mittel in Höhe von 350.000 € werden im Rahmen einer Deckungsmittelverschiebung in das Fachbereichsbudget 3 übertragen.

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