Vorlage - 2023/014  

Inhaltsbeschreibung:

Die Zentrale Vergabestelle (ZV) berät zu strategischen Beschaffungen und klärt den operativen Einkauf. Zudem ist es erforderlich, dass sie den Wandel der Vergabegesetze und Richtlinien in einfacher Weise kommuniziert und praktikabel sowie kundenorientiert umsetzt (intern in Bezug zu den Bedarfsstellen und extern zu möglichen Bietern).

So haben die vergaberechtlichen Herausforderungen bereits in der Coronakrise die Vergabeverfahren bestimmt. Der Angriffskrieg durch Russland auf die Ukraine führte zu erheblichen Preissteigerungen von Baumaterialien infolge von Materialengpässen. Damit galt es auch hier den richtigen Umgang zu finden.

Durchgeführte Vergabeverfahren:

Unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorschriften wurden im Jahr 2022 durch die ZV insgesamt 470 Vergabeverfahren (> 10.000 € Netto-auftragswert) abgewickelt. Der Anteil der Vergabeverfahren für die IKZ-Kommunen lag hier bei 39,79% (187 Verfahren).

Von den 470 Vergabeverfahren mussten 55 Verfahren aufgehoben und größtenteils neu ausgeschrieben werden. Ursächlich hierfür war vorwiegend, dass für viele Vergabe-verfahren keine Angebote abgegeben wurden, da angesichts der Auswirkungen des Ukraine-Krieges es den Unternehmen nur bedingt möglich war eine seriöse Angebotskalkulation aufzustellen.

Bauleistungen bildeten nach wie vor den Hauptanteil aller Vergaben.

Im Jahr 2022 wurden vorwiegend Öffentliche Ausschreibungen (61%) durchgeführt.

Insgesamt 17 Verfahren waren EU-weit auszuschreiben.

48% der Zuschläge wurden an Firmen erteilt, die ihren Firmensitz in einem Radiuskreis von mehr als 50 km Entfernung zum Landkreis Peine haben, 27% an Unternehmen, die innerhalb der Region (< 50 km) ansässig sind und 25% an Unternehmen, die aus dem Landkreis Peine kommen.

Für Dienst-/Liefer- u. Bauleistungen sowie freiberufliche Leistungen wurden insgesamt Aufträge im Wert von rd. 45.000.000 € vergeben. Davon entfallen rd. 25.000.000 € auf die Kreisverwaltung und rd. 20.000.000 € auf die IKZ-Kommunen.

Für die abgewickelten Vergabeverfahren der IKZ-Kommunen durch die ZV werden den Gemeinden die Kosten jährlich in Rechnung gestellt. Für das Jahr 2022 wurden dadurch Einnahmen i.H.v. rd. 100.000 € erzielt. Der Stundensatz wird hierbei auf Grundlage des KGSt-Berichtes „Kosten eines Arbeitsplatzes“ berechnet und alle zwei Jahre auf Aktualität überprüft und bei Bedarf angepasst.

Um in der ZV verlässlich handlungsfähig zu sein ist es gerade bei einer so kleinen Organisationseinheit (6 Mitarbeiter*innen) von großer Bedeutung, einen beständigen Personalkörper vorhalten zu können. Erst durch die Beständigkeit des Personals kann das komplexe Fachwissen erlangt/vertieft werden, welches für eine rechtskonforme, rechtssichere und wirtschaftliche Abwicklung der Vergabeverfahren für die Bedarfsstellen und IKZ-Kommunen unabdingbar ist.

Ziele/Wirkungen:

Das Ziel der ZV ist es die Prozesse zu optimieren, um bei der Durchführung von Vergabeverfahren die Zusammenarbeit mit den Bedarfsstellen und Kommunen noch effizienter gestalten zu können. Hierfür ist ein Fortschreiten der Digitalisierung bei allen Akteuren unerlässlich.

Ressourceneinsatz:

Zur Entlastung/Unterstützung der Mitarbeiter*innen der ZV wurde ab dem Jahr 2023 eine zusätzliche œ Stelle auf Ebene der Sachbearbeitung bewilligt.

Schlussfolgerung:

Die Zentrale Vergabestelle ist ein wesentlicher Knotenpunkt in der Kreisverwaltung.

Sie hat mit den unterschiedlichsten Fachabteilungen und deren Besonderheiten, Vorstellungen sowie Anforderungen an ihre Aufgabenerfüllung zu tun und stellt dabei mit ihrer kleinen Einheit die Dienstleistungsqualität -auch in Krisenlagen- für die gesamte Kreisverwaltung sicher.

Die in der Sachdarstellung einleitend genannte Gesamtanzahl der Verfahren ist ebenfalls ein Indiz dafür, dass die Arbeit der ZV einen hohen Stellenwert hat.

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